Whistleblowing politika
CÉL
A jelen politika célja, hogy azonosítsa és szabályozza a bárki által készített Jelentések fogadásának, elemzésének és feldolgozásának folyamatát – akár névtelen vagy bizalmas formában – a Bejelentő személyazonosságának védelmét célzó módszerek szerint.
ALKALMAZÁSI KÖR
A jelen dokumentum az EDILKAMIN S.p.A.-ra (a továbbiakban „Társaság”) és annak helyi egységeire vonatkozik, és az Igazgatótanács jóváhagyásának napjától lép hatályba.
REFERENCIA ÉS MEGHATÁROZÁSOK
A Whistleblowing politika körében a következő dokumentációra hivatkozunk:
• 179/2017 sz. olasz törvényerejű rendelet - Köz- vagy magánfoglalkoztatási jogviszony keretében előforduló bűncselekmények vagy szabálytalanságok jelentőinek védelmére vonatkozó rendelkezések.
Továbbá a következő meghatározások célja az egyes használt kifejezések jelentésének tisztázása:
• Jelentés: törvények, rendeletek, hatósági rendelkezések megsértésével végrehajtott jogellenes vagy szabálytalan tényekre vagy magatartásokra vonatkozó kommunikáció.
• Bejelentő vagy Whistleblower: bárki, aki közvetve vagy közvetlenül tudomást szerez jogellenes magatartásról, szabálytalanságról vagy a társasági eljárások megsértéséről, és jelentést tesz.
• Jelentett: személy, akinek a bejelentett viselkedést tulajdonítják.
A JELENTÉS TÁRGYA ÉS TARTALMA
A Jelentés olyan magatartásra vonatkozhat, amely büntetőjogilag releváns vagy a törvények és rendeletek megsértésével megy végbe, valamint az előírások be nem tartása és szabálytalan magatartások, amelyek közvetlenül vagy közvetve kihatnak az EDILKAMIN S.p.A.-ra.
A Jelentésnek részletesnek, pontosnak kell lennie, és következetes tényelemeken kell alapulnia, ezért lehetőleg a következő elemeket kell tartalmaznia:
• a Bejelentő személyes adatait abban az esetben, ha a Bejelentő nem az anonim módot választja;
• A Jelentés tárgyát képező tény egyértelmű és teljes leírását;
• ha ismert, az elkövetés ideje és helye;
• ha ismertek, a jelentett eset elkövetőjének/elkövetőinek beazonosítását lehetővé tevő adatok vagy egyéb elemek (mint például a képesítés és a szolgálat, amelyben a tevékenységét végzi);
• a Jelentés tárgyát képező eseményeket esetlegesen további beszámolóval szolgálható alanyok;
• minden olyan dokumentum megjelölése, amely megerősítheti a jelentett tények érvényességét;
• minden egyéb információ, amely hasznos visszajelzést adhat a jelentett tények meglétével kapcsolatban.
Ebből következik, hogy a puszta gyanúkon vagy szóbeszéden alapuló jelentéseket nem vesszük figyelembe. Ebből a szempontból célszerű, hogy a fentiek a lehető legrészletesebbek legyenek, és a lehető legtöbb elemet kínálják, hogy a Társaság elvégezhesse a szükséges ellenőrzéseket.
A névtelen Jelentések csak akkor tartoznak a jelen dokumentum hatálya alá, ha megfelelnek a fenti követelményeknek.
A JELENTÉS KEZELÉSE
Tekintettel arra, hogy a Társaság meg kívánja óvni a Jelentő személyazonosságának titkosságát, a vonatkozó előírásoknak megfelelően úgy döntött, hogy a Bejelentések kezelését Massimiliano Giovanni Crespi ügyvédre bízza, és e célra megfelelő és specifikus kommunikációs csatornákat hozott létre.
Az EDILKAMIN S.p.A. előkészített és elérhetővé tett egy dedikált intézményi normál postai csatornát, dupla lezárt boríték használatával a whistleblowing Bejelentések továbbítására, amely képes biztosítani, hogy a visszaélést bejelentőt semmilyen módon ne lehessen nyomon követni:
formális levél küldése dupla borítékban a következő címre:
EDILKAMIN S.p.A., via P. Mascagni n.7
20045 Lainate (MI), a levélen a következőt kell feltüntetni:
«Massimiliano Giovanni Crespi ügyvéd figyelmébe – Személyes bizalmas»
Minden esetben további csatornák is rendelkezésre állnak, mint
- erre szolgáló telefonvonal, hangrögzítővel,
• amelyhez kizárólag Massimiliano Giovanni Crespi ügyvéd fér hozzá;
• megfelelő belépési azonosítókkal
0039 02 93762970
A Bejelentés tárolásra és meghallgatásra alkalmas eszközön kerül tárolásra.
Abban az esetben, ha a nyilvántartásba vétel nem lehetséges (például azért, mert a bejelentő nem járult hozzá), jegyzőkönyv készül, amelyet a bejelentőnek - aki erről egy másolatot is kap - továbbá a nyilatkozatot átvevőnek is alá kell írnia.
Tájékoztatjuk, hogy a Bejelentő a benyújtástól számított 7 napon belül átvételi elismervényt kap a Bejelentő által kapcsolattartóként megadott elérhetőségeken; abban az esetben, ha a Bejelentővel nem lehet kapcsolatba lépni, az nem kezelhető Bejelentésnek minősül.
ÉRTÉKELÉSI ELJÁRÁS
A Bejelentés kézhezvétele után Massimiliano Giovanni Crespi ügyvéd átveszi a jelentést a kapcsolódó vizsgálatokról.
Ha a feltételek teljesülnek, a Bejelentések címzettjei megkezdik a vizsgálatot, lefolytatják a szükséges vizsgálatokat: konkrétan az általuk megfelelőnek ítélt tevékenységgel ellenőrzik a Jelentésben szereplő körülmények érvényességét, beleértve a beszámolni képes alanyok meghallgatását is, akik a jelentett tényekről nyilatkozni tudnak, betartva a pártatlanságot, a titoktartást és a Bejelentő személyazonosságának védelmét.
A Jelentések címzettjei a Jelentés tárgyát képező tények értékelése alapján dönthetnek úgy, hogy egyértelmű és nyilvánvaló megalapozatlanság esetén a Jelentést észrevétel, helyesbítő intézkedési javaslat nélkül archiválják, míg a Bejelentő szándékos kötelességszegése vagy súlyos gondatlansága esetén az információt továbbítják a HR Igazgatóságnak fegyelmi eljárás lefolytatása céljából.
Ha a tényállás nem egyértelműen megalapozatlan, a Jelentés címzettjei a vizsgálat lezárását követően megállapításaikat és az ezzel kapcsolatos javaslataikat külön reportokban rögzítik, amelyeket megosztanak a következő illetékes szervekkel, az ebből következő intézkedések meghozatala érdekében:
• a HR Igazgatóság az esetleges fegyelmi felelősségi profil miatt;
• a korrekciós intézkedések meghozataláért felelős vállalati funkciók;
• esetlegesen az igazságügyi hatóság az adott hatásköri profilok tekintetében.
A Jelentés tárgyát képező adatokat és dokumentumokat a jogszabályoknak megfelelően tárolják.
A megjelölt ajánlások és korrekciós intézkedések végrehajtása az egyes felelős funkciók felelőssége.
A BEJELENTŐ VÉDELME
A Társaság nem tűr el semmilyen hátrányos következményt a Bejelentővel szemben, és vállalja, hogy megvédi a Bejelentőt a bejelentés közvetlen vagy közvetett következményeként végrehajtott megtorló vagy diszkriminatív cselekményektől. A fent említett védelem azonban határt szab «a rágalmazás vagy becsületsértés, illetve az azonos jogcímen történő felelősség eseteiben, a polgári törvénykönyv 2043. §-a szerint".
A védelem tehát nem vonatkozik arra az esetre, ha a bejelentés rosszindulatból vagy súlyos gondatlanságból készült hamis információt tartalmaz.
A Bejelentővel kapcsolatos diszkrimináció vagy megtorlás gyanúja esetén, amely a jelentéssel kapcsolatos, vagy a bejelentő eszközzel való visszaélése esetén a Társaság fegyelmi szankciókat alkalmaz.
A feljelentést tevő alanyokkal szembeni diszkriminatív intézkedések meghozatalát az Országos Munkaügyi Főfelügyelőségnek, a hatáskörébe tartozó intézkedésekért nemcsak a Bejelentő, hanem az általa megjelölt szakszervezet is bejelentheti.
A visszaélést bejelentő személy megtorló vagy diszkriminatív elbocsátása semmis. Ugyancsak semmis a Polgári Törvénykönyv 2103. §-a szerinti beosztás-változtatás, valamint a visszaélést bejelentővel szemben alkalmazott egyéb megtorló vagy diszkriminatív intézkedés. A Társaság felelőssége a jelentés utáni fegyelmi szankciók kiszabásával, illetve a lefokozással, elbocsátással, áthelyezéssel, vagy egyéb, a munkakörülményeket közvetlenül vagy közvetve negatívan befolyásoló szervezeti intézkedéssel kapcsolatos viták esetén bebizonyítani, hogy ezek az intézkedések olyan okokon alapulnak, amelyek nem kapcsolódnak magához a jelentéshez.
TERJESZTÉS
Ezt a Szabályzatot a Humán Erőforrás Funkció a vállalati hirdetőtáblákon való közzététel révén terjeszti a teljes vállalati személyzethez, és gondoskodik frissítéséről.
A SZANKCIÓRENDSZER
Egy hatékony Whistleblowing rendszernek szankciókat kell biztosítania mind a Bejelentővel szemben, ha visszaélt a Jelentéstételi eszközzel, mind pedig a Jelentett személyekkel szemben a bejelentett illegális cselekmény megbizonyosodása esetén, valamint azokkal szemben, akik megsértik a visszaélést Bejelentő személyi titoktartását.
A jelen Szabályzat be nem tartása esetén az Emberi Erőforrás Osztály fegyelmi célú értékelést végez a vonatkozó CCNL rendelkezéseivel összhangban.
Whistleblowing Policy Ed. 01
